ALESO
Suche

Wonach suchen Sie?

Durchsuchen Sie Leistungen, Anwendungsfälle und unser Praxiswissen.

Mindestens 2 Zeichen eingeben

Beliebte Einstiege

Dokumente und Backoffice

KI kann variable Dokumente verstehen und strukturieren, während verbindliche Regeln, Beträge und Freigaben deterministisch geprüft werden.

Drei Beispiele im DetailAlle Anwendungsfälle

Variable Inhalte verstehen, feste Regeln verlässlich prüfen.

Dokumentenprozesse eignen sich besonders, wenn wiederkehrende Eingänge gelesen, geprüft und in strukturierte Systeme übertragen werden müssen. KI hilft beim Verstehen unterschiedlicher Formate; Datenmodelle, Geschäftsregeln und klare Ausnahmewege sorgen für einen kontrollierbaren Prozess.

Typische Ausgangslagen

Diese Situationen sind Hinweise auf Potenzial. Sie sind noch keine automatische Entscheidung für KI.

  • E-Mails, PDFs, Scans und Formulare werden manuell sortiert und übertragen.

  • Fehlende Angaben werden erst spät erkannt und verursachen Rückfragen.

  • Mehrere Dokumente müssen zu einem vollständigen Fall zusammengeführt werden.

  • Mitarbeitende prüfen wiederholt dieselben Felder, Fristen und Nachweise.

  • Ausnahmen und Bearbeitungsstatus sind nicht durchgängig nachvollziehbar.

Drei Beispiele im Detail

Die drei Beispiele zeigen Ausgangslage, Zielbild, benötigte Systeme, Kontrollen, Messgrössen und einen sinnvollen Pilotumfang.

Dokumenten- und Posteingangsverarbeitung

E-Mails und Dokumente klassifizieren, relevante Daten extrahieren und vollständige Fälle an das richtige System übergeben.

Ausgangslage

E-Mails, PDFs, Formulare und Scans werden manuell sortiert, gelesen, übertragen und weitergeleitet.

Mögliches Zielbild

Ein Intake-Workflow klassifiziert Eingänge, extrahiert relevante Felder, prüft Pflichtangaben und übergibt vollständige Fälle an das richtige System. Unsichere oder unvollständige Fälle landen in einer Prüfliste.

Daten und Systeme

  • E-Mail, SFTP und Scanner
  • Dokumentenmanagement
  • CRM und ERP
  • Ticketing und Fachanwendungen

Kontrolle und Grenzen

  • Extraktion gegen ein definiertes Datenmodell validieren
  • Schwellwerte für manuelle Prüfung festlegen
  • Bearbeitung vollständig protokollieren
  • Aufbewahrung und personenbezogene Daten berücksichtigen

Sinnvolle Messgrössen

  • Klassifikations- und Extraktionsqualität je Dokumenttyp
  • Anteil der Fälle mit manueller Nachbearbeitung
  • Gründe für Ausnahmen und Rückfragen
  • Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Übergabe

Lieferanten-Onboarding und Beschaffung

Unterlagen sammeln, Vollständigkeit prüfen, fehlende Angaben anfordern und Stammdaten zur Freigabe vorbereiten.

Ausgangslage

Stammdaten, Formulare und Nachweise treffen über unterschiedliche Kanäle ein. Fehlende Dokumente führen zu Rückfragen und Verzögerungen.

Mögliches Zielbild

Ein Workflow sammelt Unterlagen, prüft Vollständigkeit und Gültigkeitsdaten, fordert fehlende Angaben an und bereitet einen Stammdatensatz zur Freigabe vor.

Daten und Systeme

  • ERP und Supplier Relationship Management
  • Dokumentenmanagement und E-Mail
  • Lieferantenportal
  • Freigegebene externe Prüfquellen

Kontrolle und Grenzen

  • Finale Freigabe durch eine verantwortliche Person
  • Funktionstrennung beibehalten
  • Herkunft externer Prüfdaten dokumentieren
  • Gültigkeitsfristen und Änderungen überwachen

Sinnvolle Messgrössen

  • Vollständigkeit beim ersten Prüflauf
  • Art und Häufigkeit fehlender Angaben
  • Zeit bis zur freigegebenen Anlage
  • Manuelle Korrekturen am vorbereiteten Datensatz

Rechnungs- und Bestellabgleich

Rechnungsdaten extrahieren, mit Bestellung und Wareneingang abgleichen und Abweichungen kontrolliert freigeben.

Ausgangslage

Rechnungsdaten werden übertragen und gegen Bestellung, Lieferung und Kontierung geprüft. Abweichungen müssen manuell erkannt und geklärt werden.

Mögliches Zielbild

Die Verarbeitung extrahiert Rechnungsdaten, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab, schlägt eine Kontierung vor und leitet Abweichungen in einen Freigabeprozess.

Daten und Systeme

  • Finanzsystem und ERP
  • Dokumentenmanagement und E-Mail
  • Bestelllösung
  • Spesen- und Freigabesysteme

Kontrolle und Grenzen

  • Keine automatische Buchung ausserhalb definierter Grenzen
  • Steuer-, Währungs- und Summenprüfung
  • Vier-Augen-Prinzip für definierte Fälle
  • Vollständige Protokollierung

Sinnvolle Messgrössen

  • Extraktions- und Matching-Qualität
  • Anteil vollständig automatisch vorbereiteter Normalfälle
  • Art und Häufigkeit von Abweichungen
  • Korrekturen vor der Buchungsfreigabe

Weitere Möglichkeiten

Weitere Aufgaben, die je nach Prozess, Datenlage und Verantwortung sinnvoll unterstützt werden können.

  • Auftragsbestätigungen prüfen

    Positionen, Preise und Termine mit der freigegebenen Bestellung vergleichen.

  • Spesenbelege vorbereiten

    Belegdaten erfassen, Pflichtangaben prüfen und Abweichungen zur Freigabe weiterleiten.

  • Zertifikate und Gültigkeiten überwachen

    Nachweise klassifizieren und bevorstehende Ablaufdaten sichtbar machen.

  • Formulare auf Vollständigkeit prüfen

    Fehlende oder widersprüchliche Angaben vor der Fachbearbeitung markieren.

  • Dokumente anonymisieren

    Definierte personenbezogene oder vertrauliche Inhalte vor einer weiteren Nutzung maskieren.

  • Archivierung und Aufbewahrung vorbereiten

    Dokumenttypen, Metadaten und mögliche Aufbewahrungsklassen zur Prüfung vorschlagen.

Daten, Systeme und Grenzen

Typische Daten und Systeme

  • E-Mail, Scanner, Portale und Dateiübertragung
  • DMS, Archiv und Workflow-Systeme
  • ERP, CRM, Finanz- und Fachsysteme
  • Datenmodelle, Prüfregeln und Aufbewahrungsvorgaben

Worauf besonders zu achten ist

  • Extrahierte Werte gegen definierte Datenmodelle und Geschäftsregeln prüfen
  • Unsichere oder unvollständige Fälle an Menschen weitergeben
  • Keine rechtlich oder finanziell verbindliche Freigabe allein durch KI
  • Personenbezogene Daten, Aufbewahrung und Bearbeitung lückenlos berücksichtigen

Passende nächste Vertiefung

Leistungen

Praxiswissen

Weitere Bereiche

Welcher Anwendungsfall passt zu Ihrer Ausgangslage?

Wir strukturieren Aufgabe, Daten, Systeme und Risiken und schlagen einen überprüfbaren ersten Umfang vor.

Projekt besprechen