Kurz zusammengefasst
- Beginnen Sie mit häufigen, klaren Fragen und nicht mit dem gesamten Datenbestand.
- Verbindliche Richtlinien und gepflegte Handbücher eignen sich besser als ungeprüfte Ablagen.
- Dubletten, veraltete Versionen und fehlende Zuständigkeit werden durch RAG nicht behoben.
- Sensible Inhalte brauchen Zweck, Berechtigung, Minimierung und einen kontrollierten Lebenszyklus.
Welche Fragen soll der Datenbestand beantworten?
Die Auswahl beginnt bei der Arbeit der Zielgruppe. Sammeln Sie konkrete Fragen, benötigte Entscheidungen und heutige Suchwege. Eine Quelle ist wertvoll, wenn sie diese Fragen mit ausreichender Verbindlichkeit und Detailtiefe beantwortet.
- Häufigkeit und Zeitaufwand der heutigen Suche
- Wirkung einer richtigen oder falschen Antwort
- Erwartete Zielgruppe und notwendige Sprachen
- Bedarf an Fundstelle, Versionsdatum oder Live-Wert
Woran erkennt man eine geeignete Quelle?
Eine geeignete Quelle hat einen fachlichen Eigentümer, eine nachvollziehbare Gültigkeit und eine Struktur, die relevante Abschnitte auffindbar macht. Die Beispiele zeigen, dass technische Lesbarkeit allein noch keine Quellenreife bedeutet.
| Reales Quellenbeispiel | Reifegrad | Warum | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| Freigegebene HR-Richtlinie mit Eigentümer, Version und Rollenrechten | Bereit | Verbindlichkeit, Gültigkeit und Zielgruppe sind nachvollziehbar. | Abschnitte, Rechte und Fundstellen übernehmen und mit typischen Fragen testen. |
| Aktuelles Produkthandbuch als gut lesbares PDF, aber ohne Änderungsdatum | Bedingt bereit | Inhalt ist brauchbar, doch Aktualität kann nicht zuverlässig beurteilt werden. | Eigentümer, Version und Austauschprozess vor dem Import ergänzen. |
| Team-Wiki mit freigegebenen Seiten, Entwürfen und alten Anleitungen | Aufbereiten | Treffer können fachlich plausibel, aber nicht verbindlich sein. | Status kennzeichnen, Altversionen archivieren und autoritative Seiten festlegen. |
| Persönliche E-Mail-Archive und Sitzungsnotizen | Nicht pauschal aufnehmen | Rechte, Zweck, Vollständigkeit und fachliche Freigabe sind unklar. | Nur gezielt kuratierte Erkenntnisse in eine verantwortete Quelle überführen. |
| Lagerbestand aus einem ERP-Export | Falscher Datenweg | Der Wert ist nach der nächsten Buchung veraltet. | Aktuellen Bestand über eine berechtigte API aus dem führenden System abrufen. |
Welche Daten sollten nicht ungeprüft aufgenommen werden?
Eine umfassende Ablage kann Qualität und Sicherheit verschlechtern. Persönliche Notizen, alte Exporte, E-Mail-Archive und Dokumente ohne Verantwortliche enthalten häufig Widersprüche oder Informationen, die für die breite Zielgruppe nicht bestimmt sind.
- Entwürfe ohne klare Kennzeichnung oder Freigabe
- Mehrere Versionen ohne erkennbare aktuelle Fassung
- Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse ohne notwendigen Zweck
- Inhalte mit unklarer Lizenz oder Weiterverwendungsberechtigung
- Tabellen und Werte, die eigentlich live aus einem Fachsystem kommen müssen
Wie priorisiert man den ersten Datenumfang?
Ein kleiner, gut gepflegter Bereich liefert eine bessere Grundlage als ein unkontrollierter Vollimport. Das Team bewertet Nutzen, Quellenreife, Integrationsaufwand und Fehlerrisiko und startet mit einem klar verantworteten Ausschnitt.
- Schritt 1
Fragen sammeln
Reale Informationsbedürfnisse aus dem Zielprozess erfassen.
- Schritt 2
Quellen zuordnen
Für jede Frage die verbindliche und berechtigte Quelle bestimmen.
- Schritt 3
Bereitschaft prüfen
Qualität, Aktualität, Struktur und Rechte bewerten.
- Schritt 4
Begrenzt pilotieren
Mit einem verantworteten Themenbereich und messbaren Fragen beginnen.
- Schritt 5
Lücken zurückmelden
Nicht beantwortbare Fragen als Verbesserungsbedarf für die Quelle nutzen.
Beispiel: Assistent für HR-Richtlinien
Statt das gesamte gemeinsame Laufwerk zu indexieren, startet das Unternehmen mit freigegebenen Personalrichtlinien, offiziellen Formularanleitungen und einer Liste zuständiger Stellen. Alte Entwürfe und individuelle Fallakten bleiben ausgeschlossen. Für Lohn- oder Ferientage ruft die Anwendung persönliche Werte nur nach Anmeldung aus dem HR-System ab. Allgemeines Wissen und persönliche Daten werden bewusst getrennt.
Was Sie mitnehmen sollten
Starten Sie mit einem nützlichen, verantworteten und berechtigten Quellenbereich. Ein Wissensassistent macht vorhandene Informationsqualität sichtbar – er ersetzt sie nicht.
Quellen und Vertiefung
Diese Primärquellen vertiefen Definitionen, technische Grundlagen oder verantwortlichen Einsatz.
Inhaltlich geprüft